PRIVACYVERKLARING
ODE – Ombudsdienst voor Energie versie 2.0
Naam: Ombudsdienst voor Energie
Adres: Koning Albert II-laan 8 bus 6
B -1000 Brussel
U bent beschermd op grond van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (in werking getreden op 25 mei 2018) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR of AVG).
Op basis van die Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u recht op duidelijke, volledige en eenvoudig te begrijpen informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens.
Mochten er desondanks nog vragen zijn na het lezen van deze verklaring, kan u steeds onze functionaris voor gegevensbescherming of DPO (Data Protection Officer) contacteren via deze weg:
Danny Baerts (DPO)
INFO:
Hierin leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn en hoe je deze kan laten gelden.
Gebruikte termen:
- Persoonsgegevens: hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect zou kunnen identificeren. Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden verzameld en verwerkt met als doel een antwoord te formuleren op een vraag om informatie of op een klacht die u hebt ingediend.
- Verwerken: persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
- Verwerkte gegevens: De Ombudsdienst voor Energie is een federale autonome dienst met rechtspersoonlijkheid die bevoegd is voor de verdeling van vragen en klachten betreffende het functioneren van de elektriciteits- en aardgasmarkt en de behandeling van geschillen tussen de eindafnemers en de elektriciteits- en aardgasbedrijven. De Ombudsdienst is een bevoegde entiteit in overeenstemming met Boek XVI van het Wetboek van economisch recht – Buitengerechtelijke regeling van consumentengeschillen. U kunt het reglement voor de procesvoering van de Ombudsdienst ook raadplegen.
WELKE PERSOONSGEGEVENS:
Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden verzameld en verwerkt met als doel een antwoord te formuleren op een vraag om informatie of op een klacht die u hebt ingediend.
De persoonsgegevens die wij verwerken:
- Contactgegevens zoals; Naam, adres, telefoonnummer en/of gsm-nummer en e-mailadres
- Gegevens energieleverancier: Contractgegevens met uw leverancier voor gas en elektriciteit die verbonden zijn met uw persoonsgegevens zoals de EAN code Elec, EAN code Gas, klantnummer en nummer van het Rijksregister of indien professioneel, uw ondernemingsnummer.
- Online Identificatiegegevens: De Ombudsdienst voor Energie hecht veel belang aan het respect voor de privacy van de websitegebruikers. De inlichtingen op deze website zijn beschikbaar zonder dat u daarvoor persoonsgegevens moet achterlaten.
DOEL:
De Ombudsdienst voor Energie, vertegenwoordigd door de Franstalige Ombudsman en de Nederlandstalige Ombudsman, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij in het kader van de uitvoering van zijn wettelijke opdrachten verwerkt.
Dit betekent dat de Ombudsdienst alleen of samen met anderen de doelstellingen en de methodes van de verwerking van deze persoonsgegevens bepaalt.
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op basis van de opdrachten van de Ombudsdienst voor Energie en de aangeboden diensten.
Bepaalde persoonsgegevens worden ook verzameld en verwerkt met als doel:
- om dossiers met betrekking tot u te behandelen;
- om uw vragen te beantwoorden;
- voor statistische doeleinden;
- om onze dienstverlening te verbeteren.
Uw persoonsgegevens zullen nooit worden gebruikt om een profiel van de burger op te maken.
Het is mogelijk dat u persoonsgegevens moet opgeven, meer bepaald voor invulformulieren die u ter beschikking worden gesteld.
Wanneer een link u naar een ander portaal, een andere website, een onlineapplicatie of een sociaal netwerk leidt, moet u de voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens van die diensten raadplegen.
Mochten wij per uitzondering toch andere persoonsgegevens van u privé ontvangen, zal dit enkel gebruikt worden voor 1 welbepaald doel en slechts tijdelijk bewaard.
BEWARING:
Wij zullen uw gegevens bijhouden zolang dat uw klacht behandelt wordt door onze diensten.
Meer bepaald:
- Klachtendossier: Conform de overeenkomsten tussen de staatsarchieven worden uw gegevens en persoonlijke documenten gedurende drie jaar na het indienen van het klachtendossier bijgehouden op papier en in een elektronische versie in de kantoren van de Ombudsdienst voor Energie. Na drie jaar worden de papieren versie en de elektronische versie van uw gegevens en persoonlijke documenten vernietigd, met uitzondering van de dossiers die werden ingediend in maart en waarvan een papieren versie ter beschikking blijft van de staatsarchieven.
- Werknemers: Sollicitaties 1 jaar, 5 jaar na uit dienst treden.
BEVEILIGING:
Voor deze verwerking nemen wij de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen rekening houdend met de aard van de gegevens en de hiermee gepaard gaande risico’s. Wij bewaren geen bijzondere persoonsgegevens en hebben volgende maatregelen in voege voor de beveiliging van uw gegevens:
- De computers waarop gegevens verwerkt worden zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
- Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security oplossing dewelke natuurlijk steeds “up-to-date” gehouden wordt en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch van updates voorzien. De installatie wordt minstens 1 maal per maand gecontroleerd en eventueel manueel gestart.
- De data is opgeslagen op een deel van de schijf die ingericht is als “gegevenskluis.” Deze is versleuteld en enkel te bereiken na opstarten van de computers + Windows aanmelding + openen van een wachtwoordenkluis.
- Om gegevensverlies te vermijden bij verlies van de computers, maken wij dagelijks back-ups naar een versleutelde cloud-omgeving.
- Alle wachtwoorden worden beheerd en in de cloud-omgeving opgeslagen.
- Onze medewerkers zijn volledig ingelicht ivm het veilig omgaan met uw persoonsgegevens en zijn door hun arbeidsovereenkomst tot geheimhouding gehouden.
- Er worden geen gegevens op papier bijgehouden gezien de mogelijkheid van online registratie en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.
Het verleden leert ons dat geen enkel risico volledig wordt vermeden en mochten wij op de hoogte zijn van ongeoorloofde toegang tot onze IT-systemen of onrechtmatige wijziging, beschadiging of mogelijk verlies van uw gegevens, zullen wij onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om dit risico tot een minimum te beperken en in de toekomst te vermijden. Hierdoor zal ook de mogelijke schade voor u zeer beperkt blijven.
ANALYTISCHE DOELEINDEN.
KLIKGEDRAG EN BEZOEKGEGEVENS
Op onze website die in het beheer is van de FOD BOSA worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.
MATOMO-CLOUD
Voor deze analysetool maken we gebruik van een Matomo-Cloud, een externe partner die zowel z'n organisatie als de achterliggende datacenters binnen Europa heeft en volop inzet op GDPR-compliance en respect voor de privacy(link is external). Voor het gebruik van de cookies voor analytische doeleinden wordt voorafgaandelijk jouw toestemming gevraagd. Deze cookies worden dus alleen op uw toestel geïnstalleerd nadat u hiervoor uw akkoord hebt gegeven.
SOCIALE MEDIA
Op onze website zijn geen knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIn. De pagina’s op sociale netwerken kunnen bezocht worden op Facebook en LinkedIn.
Leest u de privacyverklaring van deze sociale netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen.
PERSBERICHTEN
Wij onthullen nooit de identiteit van personen die gebruik hebben gemaakt van onze diensten in onze publicaties. Onze rapporten bevatten geanonimiseerde statistieken over het aantal klachten en informatievragen die we in dat betreffende jaar hebben ontvangen, inclusief informatie over de ontvankelijkheid en de behandelingstermijn. Het is belangrijk op te merken dat we geen persoonsgegevens verstrekken in deze statistieken.
Daarnaast bevatten onze verslagen, aanbevelingen en andere communicatiekanalen, zoals berichten op de website, brochures of persberichten, voorbeelden die zijn geïnspireerd door klachten om de behandelde kwesties te illustreren. We gebruiken hierbij altijd fictieve namen en zorgen ervoor dat de personen die de klacht bij ons hebben ingediend niet kunnen worden geïdentificeerd aan de hand van deze voorbeelden.
CONTACTFORMULIER
Je wil het contactformulier op onze website invullen? Bij het geven van toestemming zullen persoonlijke gegevens verwerkt worden zoals beschreven in deze privacyverklaring en wij zijn ook steeds bereikbaar via mail.
GEBRUIK VAN COOKIES
Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden als u deze voor akkoord aanklikt. Volgens privacy-by-design staan de analytische cookies default op af. U kunt deze cookies ook uitzetten via uw browser.
Voor meer informatie kan uw onze Cookieverklaring raadplegen.
DOORGIFTE:
We stellen uw persoonsgegevens nooit ter beschikking van derden, tenzij een dergelijke overdracht verplicht is bij of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. De instellingen die belast zijn met openbare dienstverlening of die een taak van algemeen belang uitvoeren op basis van een overheidsopdracht, worden, los van hun juridische vorm, niet beschouwd als derden in de zin van dit artikel als de samenwerking met deze instellingen onontbeerlijk is voor een correcte uitvoering van de te leveren diensten. Deze samenwerking met andere branches van de overheid (inclusief op andere niveaus, zoals de gemeenschappen, gewesten en gemeenten) zal worden geregeld door middel van kader- of protocolovereenkomsten.
Uw persoonsgegevens zullen in geen geval worden gebruikt voor publicitaire doeleinden en zullen niet worden doorgegeven aan derden die deze gegevens voor dergelijke doeleinden zouden kunnen gebruiken.
Volgende partijen hebben toegang tot gegevens:
De FOD BOSA om te voldoen aan onze wettelijke eisen van boekhouding en rapportering;
Voor werknemers: Het sociaal secretariaat met als doel de loonberekening;
De leverancier van deze applicatie met als doel de beveiliging en de werking van deze internet applicatie te verzekeren.
P.S. Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden.
Voor andere partijen geldt dat wij dit enkel doen na uitdrukkelijke toestemming van u of in opdracht van u.
Met boven vermeldde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin bepaald wordt dat ook zij zich dienen te richten naar de GDPR/AVG richtlijnen.
Ten alle tijden zullen wij waken over het feit dat uw persoonsgegevens NIET buiten de EER opgeslagen zullen worden zonder een degelijke garantie van eventueel betreffende partijen, dat ook zij volledig voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving.
UW RECHTEN:
Hieronder volgt een opsomming van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, of deze van toepassing is/zijn en hoe u deze kan laten gelden:
- Inzage: U heeft recht om inzage te vragen over welke gegevens wij van uw bezitten en mochten er fouten of onvolledigheden zijn, vragen tot rechtzetting, aanvulling en zelfs verwijdering.
- Recht op rectificatie: U heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te passen.
- Opgelet!: Indien u om verwijdering vraagt kan dit enkel maar uitgevoerd mits wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor andere redenen dan aangehaald in onze doel omschrijving punt 3.
- Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Aangezien wij dit niet uitvoeren is dit ook niet van toepassing.
- Bezwaar tegen gegevensverwerking: Deze is enkel van toepassing indien uw gegevens gebruikt worden voor direct marketing maar aangezien wij ook dit niet uitvoeren is dit dus niet van toepassing.
- Recht op transparantie: U wordt geïnformeerd over de inhoud van deze privacyverklaring via deze link, als bijlage bij elk elektronisch contact en zichtbaar geplaatst in onze kantoren.
Op eenvoudige aanvraag kan u een afschrijft bezorgd worden.
We behandelen uw aanvraag binnen 30 kalenderdagen. Als uw aanvraag complex is of onze diensten veel aanvragen moeten verwerken, dan wordt de termijn verlengd met 60 dagen.
Om uw rechten uit te oefenen, stuur een e-mail of een brief naar onze functionaris voor gegevensbescherming, samen met een scan of een kopie van uw identiteitsbewijs, met daarop uw handtekening.
Contactgegevens:
Per e-mail:
dpo@ombudsmanenergie.be
Danny Baerts
KLACHTEN i.v.m. hoe wij uw gegevens verwerken:
Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren
U kan altijd klacht indienen bij de Gegevens-beschermingsautoritiet = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00
VARIA:
Deze privacyverklaring treedt in werking op 01 Februari 2024, versie 2.0.
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.
Contact:
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze dienst op het volgende adres:
Ombudsdienst voor Energie
Koning Albert II-laan 8 bus 6
1000 Brussel
E-mail: klacht@ombudsmanenergie.be