DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
SME – Service de méditation de l'Energie version 2.0
Nom : Service de Médiation de l'Energie
Adresse : Boulevard du Roi Albert II 8 bte 6
B-1000 Bruxelles
Vous êtes protégé par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (entré en vigueur le 25 mai 2018) relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).
Sur la base du règlement général sur la protection des données, vous avez le droit d'obtenir des informations claires, complètes et facilement compréhensibles sur le traitement de vos données personnelles.
Si vous avez encore des questions après avoir lu cette déclaration, vous pouvez toujours contacter notre délégué à la protection des données (DPD) comme suit :
Danny Baerts (DPD)
INFO:
Nous vous expliquons comment nous traitons vos données personnelles, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.
Termes utilisés :
- Données personnelles : le RGPD entend par là toutes les informations qui pourraient identifier directement ou indirectement une personne physique. Les données personnelles ne peuvent être collectées et traitées que dans le but de répondre à une demande d'information ou à une plainte que vous avez déposée.
- Traitement : collecter, enregistrer, organiser, structurer, stocker, mettre à jour ou modifier, récupérer, consulter, utiliser, divulguer par transmission, diffuser ou mettre à disposition de toute autre manière, aligner ou combiner, restreindre, effacer ou détruire des données.
- Données traitées : Le Bureau de l'ombudsman de l'énergie est un service fédéral autonome doté de la personnalité juridique qui est responsable de la diffusion des questions et des plaintes concernant le fonctionnement du marché de l'électricité et du gaz naturel et du traitement des litiges entre les clients finals et les entreprises d'électricité et de gaz naturel. Le Bureau du Médiateur est une entité compétente conformément au livre XVI du CSME de droit économique – Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation(link is external). Vous pouvez également consulter le règlement intérieur du Service de Médiation.
QUELLES SONT LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL :
Les données personnelles ne peuvent être collectées et traitées que dans le but de répondre à une demande d'information ou à une plainte que vous avez déposée.
Les données à caractère personnel que nous traitons :
- Coordonnées telles que ; Nom, adresse, numéro de téléphone et/ou numéro de téléphone portable et adresse e-mail
- Données du fournisseur d'énergie : données contractuelles avec votre fournisseur de gaz et d'électricité qui sont liées à vos données personnelles telles que le cSME EAN Elec, le cSME EAN Gas, le numéro de client et le numéro du registre national ou, s'il s'agit d'un professionnel, votre numéro d'entreprise.
- Données d'identification en ligne : Le Bureau de l'ombudsman de l'énergie attache une grande importance au respect de la vie privée des utilisateurs du site web. Les informations sur ce site web sont disponibles sans que vous ayez besoin de fournir des données personnelles.
BUT:
Le Bureau du Médiateur pour l'énergie, représenté par le Médiateur francophone et le Médiateur néerlandophone, agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel qu'il traite dans le cadre de l'exécution de ses missions légales.
Cela signifie que le Bureau du Défenseur du peuple détermine, seul ou avec d'autres, les finalités et les modalités du traitement de ces données à caractère personnel.
Vos données personnelles sont collectées et traitées sur la base des missions du Service du Médiateur de l'Energie et des services proposés.
Certaines données à caractère personnel sont également collectées et traitées aux fins de :
- pour traiter les dossiers vous concernant ;
- pour répondre à vos questions ;
- à des fins statistiques ;
- pour améliorer nos services.
Vos données personnelles ne seront jamais utilisées pour créer un profil du citoyen.
Il est possible que vous soyez amené à fournir des données personnelles, notamment pour les formulaires qui sont mis à votre disposition. Lorsqu'un lien vous dirige vers un autre portail, site web, application en ligne ou réseau social, vous devez consulter les conditions de traitement des données personnelles de ces services.
Si, par exception, nous recevons d'autres données personnelles de votre part à titre privé, celles-ci ne seront utilisées que dans un but spécifique et ne seront stockées que temporairement.
Durée de conservation:
Nous conserverons vos données aussi longtemps que votre réclamation sera traitée par nos services.
En particulier:
- Dossier de plainte : Conformément aux accords conclus entre les Archives de l'État, vos données et documents personnels seront conservés sur papier et en version électronique dans les bureaux du Service de médiation de l'énergie pendant trois ans après le dépôt du dossier de plainte. Au bout de trois ans, la version papier et la version électronique de vos données et documents personnels seront détruites, à l'exception des dossiers déposés en mars et dont une version papier reste disponible aux Archives de l'État.
- Employés : Demandes 1 an, 5 ans après la fin de l'emploi.
SÉCURITÉ:
Pour ce traitement, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données de manière optimale, en tenant compte de la nature des données et des risques associés. Nous ne stockons pas de données personnelles particulières et avons mis en place les mesures suivantes pour la sécurité de vos données :
- Les ordinateurs sur lesquels les données sont traitées sont protégés par défaut par un nom d'utilisateur et un mot de passe complexe.
- Tous les ordinateurs sont équipés d'une solution Small Office Security, qui est bien sûr toujours maintenue « à jour » et effectue automatiquement plusieurs analyses. Toutes les installations Windows sont automatiquement mises à jour. L'installation est vérifiée au moins une fois par mois et démarrée manuellement si nécessaire.
- Les données sont stockées sur une partie du disque qui est configurée en tant que « coffre-fort de données ». Celui-ci est crypté et n'est accessible qu'après avoir démarré les ordinateurs + connexion Windows + ouverture d'un coffre-fort de mots de passe.
- Pour éviter la perte de données en cas de perte des ordinateurs, nous effectuons des sauvegardes quotidiennes dans un environnement cloud crypté.
- Tous les mots de passe sont gérés et stockés dans l'environnement cloud.
- Nos employés sont parfaitement informés du traitement sûr de vos données personnelles et sont tenus par leur contrat de travail à la confidentialité.
- Aucune donnée n'est conservée sur papier en raison de la possibilité d'inscription en ligne et n'est pas accessible aux personnes non autorisées.
L'expérience passée nous enseigne qu'aucun risque n'est totalement évité et que si nous avons connaissance d'un accès non autorisé à nos systèmes informatiques ou d'une altération illégale, d'un dommage ou d'une éventuelle perte de vos données, nous prendrons immédiatement toutes les mesures nécessaires pour minimiser ce risque et l'éviter à l'avenir. Par conséquent, les dommages possibles pour vous seront également très limités.
À DES FINS D'ANALYSE:
COMPORTEMENT DES CLICS ET DONNÉES DE VISITE
Sur notre site web, qui est géré par le SPF BOSA, les données générales des visiteurs sont conservées. Dans ce contexte, l'adresse IP de votre ordinateur, le nom d'utilisateur éventuel, l'heure de la consultation et les données envoyées avec le navigateur d'un visiteur peuvent être enregistrées et utilisées pour des analyses statistiques du comportement des visiteurs et des clics sur le site web. Nous les utilisons également pour optimiser le fonctionnement du site web. Nous essayons d'anonymiser ces données autant que possible. Ces données ne seront jamais transmises à des tiers.
MATOMO-CLOUD
Pour cet outil d'analyse, nous faisons appel à un Matomo-Cloud, un partenaire externe qui dispose à la fois de son organisation et des centres de données sous-jacents en Europe et qui s'engage pleinement à respecter le RGPD et la vie privée. Votre consentement préalable est demandé pour l'utilisation de cookies à des fins d'analyse. Ces cookies ne seront installés sur votre appareil qu'après que vous ayez donné votre consentement.
MÉDIAS SOCIAUX
Notre site web ne comporte pas de boutons permettant de promouvoir ou de partager des pages sur les réseaux sociaux tels que Facebook et LinkedIn. Les pages sur les réseaux sociaux peuvent être visitées sur Facebook et LinkedIn.
Veuillez lire les déclarations de confidentialité de ces réseaux sociaux (qui peuvent changer régulièrement) pour voir ce qu'ils font de vos données personnelles.
COMMUNIQUÉS
Nous ne révélons jamais l'identité des personnes qui ont utilisé nos services dans nos publications. Nos rapports contiennent des statistiques anonymisées sur le nombre de plaintes et de demandes de renseignements que nous avons reçues au cours de l'année en question, y compris des informations sur la recevabilité et le délai de traitement. Il est important de noter que nous ne fournissons aucune donnée personnelle dans ces statistiques.
De plus, nos rapports, recommandations et autres canaux de communication, tels que les publications sur le site Web, les brochures ou les communiqués de presse, contiennent des exemples inspirés des plaintes pour illustrer les problèmes abordés. Nous utilisons toujours des noms fictifs et veillons à ce que les personnes qui nous ont déposé la plainte ne puissent pas être identifiées à partir de ces exemples.
CONTACT
Vous souhaitez remplir le formulaire de contact sur notre site web ? En cas d'autorisation, les données personnelles seront traitées comme décrit dans la présente déclaration de confidentialité et nous sommes toujours joignables par e-mail.
UTILISATION DES COOKIES
Nous utilisons des cookies lorsque nous offrons des services électroniques. Un cookie est un simple petit fichier qui est envoyé avec les pages de ce site Web et stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur. Nous utilisons des cookies pour mémoriser vos paramètres et préférences si vous cliquez dessus pour les approuver. Conformément à la protection de la vie privée dès la conception, les cookies analytiques sont désactivés par défaut. Vous pouvez également désactiver ces cookies via votre navigateur. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Déclaration relative aux cookies .
TRANSFERT:
Nous ne mettrons jamais vos données personnelles à la disposition de tiers, sauf si un tel transfert est requis par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance. Les organismes chargés de fournir un service public ou d'exécuter une mission d'intérêt public sur la base d'un marché public, quelle que soit leur forme juridique, ne sont pas considérés comme des tiers au sens du présent article si la coopération avec ces organismes est indispensable à la bonne exécution des services à fournir. Cette coopération avec d'autres branches du gouvernement (y compris à d'autres niveaux, tels que les communautés, les régions et les communes) sera réglementée au moyen d'accords-cadres ou de protocoles.
En aucun cas, vos données personnelles ne seront utilisées à des fins publicitaires et ne seront pas transmises à des tiers qui pourraient utiliser ces données à de telles fins.
Les parties suivantes ont accès aux données :
Le SPF BOSA pour se conformer à nos exigences légales en matière de comptabilité et de reporting ;
Pour les salariés : le secrétariat social pour le calcul des salaires ;
Le fournisseur de cette application dans le but d'assurer la sécurité et le fonctionnement de cette application Internet.
P.S. Cela ne concerne que vos données personnelles générales et ne sera pas transmises à des organisations et/ou des personnes à des fins de marketing.
Pour les autres parties, nous ne le ferons qu'avec votre autorisation explicite ou en votre nom.
Avec les parties mentionnées ci-dessus, nous concluons des accords de traitement dans lesquels il est stipulé qu'elles doivent également se conformer aux directives du RGPD.
À tout moment, nous veillerons à ce que vos données personnelles ne soient PAS stockées en dehors de l'EEE sans une garantie solide de la part des parties concernées, qu'elles sont également pleinement conformes à la législation RGPD.
VOS DROITS :
Vous trouverez ci-dessous une liste de vos droits concernant le traitement de vos données personnelles, s'ils s'appliquent et comment vous pouvez les exercer :
- Accès : Vous avez le droit de demander l'accès aux données que nous détenons à votre sujet et, en cas d'erreurs ou d'omissions, de demander qu'elles soient corrigées, complétées et même supprimées.
- Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier vos données personnelles.
- Attention!: Si vous demandez la suppression, cela ne peut être fait que si nous n'avons plus besoin de vos données pour des raisons autres que celles mentionnées dans notre description de la finalité point 3.
- Opposition à la prise de décision automatisée et au profilage : Comme nous ne le faisons pas, cela ne s'applique pas.
- Opposition au traitement des données : Cela ne s'applique que si vos données sont utilisées à des fins de marketing direct, mais comme nous ne le faisons pas non plus, cela ne s'applique pas.
- Droit à la transparence : Vous serez informé du contenu de cette déclaration de confidentialité via ce lien, en pièce jointe à chaque contact électronique et visible dans nos bureaux.
Une dépréciation peut vous être envoyée sur simple demande.
Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours calendaires. Si votre demande est complexe ou si nos services doivent traiter beaucoup de demandes, le délai sera prolongé de 60 jours.
Pour exercer vos droits, veuillez envoyer un e-mail ou une lettre à notre délégué à la protection des données, accompagné d'un scan ou d'une copie de votre pièce d'identité, avec votre signature.
Coordonnées :
Par e-mail :
dpo@ombudsmanenergie.be
Danny Baerts
PLAINTES concernant la manière dont nous traitons vos données :
Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, avec le respect de vos droits ou avec la présente déclaration de confidentialité, veuillez d'abord nous en informer afin que nous puissions réagir de manière appropriée
Vous pouvez toujours introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données = GBA (l'ancienne Commission de la protection de la vie privée) à l'adresse suivante : https://www.autoriteprotectiondonnees.be à 1000 Bruxelles, Rue du Printing Press 35 ou par courrier à contact@apd-gba.be(ou par téléphone au 02/274.48.00.
DIVERS:
Cette déclaration de confidentialité entrera en vigueur le 1er février 2024, version 2.0.
Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.
Personne-ressource :
Pour plus d'informations, veuillez contacter notre service à l'adresse suivante :
Service de médiation de l’Energie
Boulevard du Roi Albert II 8 Bte 6
1000 Bruxelles
E-mail: plainte@mediateurenergie.be